Порядок организации и проведения мероприятий на факультете городского и регионального развития

Инструкция по организации мероприятий

Шаг 1. Определение даты, формата, целевой аудитории, запрос финансирования

Информацию о мероприятии необходимо внести в форму.

Дальнейшие шаги зависят от формата мероприятия.

Онлайн-мероприятие

Для организации онлайн-трансляции мероприятий и организации мероприятий полностью онлайн Вы можете воспользоваться сервисом Webinar.

Оформить заявку на подключение к системе и создание собственного аккаунта можно через портал «Вышка-ВРМ» в разделе «Подключение к системе Webinar». Подробные инструкции по работе с Webinar представлены здесь.

Также Вы можете обратиться к PR-менеджеру факультета для организации онлайн-трансляции в Webinar.

Очное мероприятие

При организации мероприятий с приглашенными спикерами необходимо оформить Согласие спикера.Согласие приглашенного спикера необходимо во всех случаях, в особенности если Вы собираетесь размещать записанное видео его выступления на внешних ресурсах - например, на канале YouTube в сети Интернет. Такой документ позволит НИУ ВШЭ подтвердить наличие прав и защищать видео от неправомерного использования третьими лицами.

Согласие спикера (скачать шаблон)

Согласие спикера двуязычное (скачать шаблон)

Научное мероприятие: конференция, круглый стол, летняя школа и др.

Если для проведения мероприятия необходимо финансирование (организация кофе-брейка/фуршета, организация синхронного перевода, заказ сувенирной продукции, атрибутики НИУ ВШЭ, типографские услуги, и т.д.), то необходимо подать заявку на проведение мероприятия в Научную комиссию факультета. Заполните шаблон заявки и отправьте его по email ответственному секретарю Научной комиссии. В смете необходимо указать суммы и виды затрат. Источник финансирования необходимо уточнить у ответственного секретаря Научной комиссии.

Заявка на проведение научной конференции (скачать шаблон)

Заявка на проведение летней школы (скачать шаблон)

Научно-популярное мероприятие: дискуссия, публичная лекция, презентация (с приглашением внешних спикеров и слушателей)

Образовательное мероприятие для абитуриентов: зимняя школа

Если для проведения мероприятия необходимо финансирование (заказ сувенирной продукции, атрибутики НИУ ВШЭ, типографские услуги, оплата труда преподавателей и др.), Вам необходимо подать заявку на проведение мероприятия в Комиссию по поддержке образовательных инициатив. Для этого заполните шаблон заявки и отправьте его по email ответственному секретарю Комиссии. В смете необходимо указать суммы и виды затрат. Источник финансирования необходимо уточнить у ответственного секретаря Комиссии.

Заявка на проведение зимней школы (скачать шаблон)

Выездное мероприятие: выездная лекция и др.

Для заказа транспорта необходимо подать заявку через портал «Вышка-ВРМ», выбрав «Сервисы управления транспортом»

Заявку необходимо продублировать по e-mail советнику проректора, руководящего автотранспортным обслуживанием НИУ ВШЭ, Музагафарову Алику Галеевичу amuzagafarov@hse.ru. Источник финансирования необходимо уточнить у менеджера факультета.

Заявка на заказ транспортных услуг (скачать шаблон)

Шаг 2. Бронирование аудитории для мероприятия

Если мероприятие планируется провести в очном формате и на территории НИУ ВШЭ, необходимо заранее забронировать аудиторию.

Бронирование конференц-залов и переговорных в корпусах НИУ ВШЭ происходит через портал «Вышка-ВРМ» в разделе «Бронирование помещений» .

Для бронирования учебных аудиторий в зданиях Мясницкая 13, стр. 4, Мясницкая 11 и Мясницкая 20 необходимо обращаться к диспетчеру факультета (сотрудник учебного офиса).

Проведение мероприятий в Шухов Лаб согласуется с заведующим лабораторией Антоном Артемчуком. Проверить загруженность аудитории Вы можете в календаре мероприятий Шухов Лаб. Для бронирования аудитории в необходимое время следует обращаться к менеджеру Шухов Лаб.

Обращаем внимание организаторов мероприятий от структурных подразделений. По завершении очного мероприятия, организаторы в обязательном порядке обеспечивают порядок в аудиториях и возвращают реквизит менеджеру факультета.

Шаг 3. Техническое сопровождение мероприятия

Если для проведения мероприятия требуется техническая поддержка (вызов инженера), нужно подать заявку через портал «Вышка-ВРМ», выбрав «Техподдержка мероприятий», не позднее, чем за 4 дня до начала мероприятия.

После принятия заявки на Вашу корпоративную электронную почту будет направлено уведомление о том, что Ваша заявка зарегистрирована. Далее система будет информировать Вас об изменении статуса заявки.

Техническое сопровождение мероприятий в выходные и праздничные дни определяется наличием приказа о проведении мероприятия (в смете должна быть предусмотрена оплата работы сотрудников ДИТ в выходные дни). Сумму оплаты работы инженера необходимо согласовать с начальником Отдела технического сопровождения мероприятий.

Шаг 4. Сувенирная и полиграфическая продукция, кофе-брейки, заказ синхронного перевода, реквизит

С образцами сувенирной продукции с символикой факультета можно ознакомиться в каб. 413 в корпусе Мясницкая 13, стр. 4.

Одновременно с запросом финансирования, необходимо отправить запрос с описанием необходимого мерча (наименование, количество и т.д.) на почту PR-менеджеру факультета.

Если Вы хотите подготовить новый мерч под конкретное мероприятие, то макет сувенирной продукции должен соответствовать Брендбуку НИУ ВШЭ, иметь отсылки к НИУ ВШЭ и ФГРР. Макеты необходимо согласовывать с PR-менеджером факультета.

Заказ полиграфической продукции в Типографии НИУ ВШЭ осуществляется через обращение к менеджеру факультета.

Для организации синхронного перевода мероприятия необходимо обратиться к менеджеру Управления по организации и сопровождению мероприятий НИУ ВШЭ и направить по e-mail заявку на организацию синхронного перевода.

Заявка на организацию синхронного перевода (скачать шаблон)

По поводу организации кофе-брейка/фуршета для мероприятия необходимо обратиться к менеджеру факультета.

Таблички для спикеров, бейджи для участников, указатели заблаговременно бронируются у менеджера факультета. Многоразовый реквизит необходимо вернуть менеджеру факультета.

Шаг 5. Подготовка приказа о проведении мероприятия

Для мероприятий, требующих финансирование, необходимо запустить приказ о проведении мероприятия. Для запуска приказа заполните заявку на проведение мероприятия и направьте её менеджеру факультета.

Заявка на проведение мероприятия

Приказ запускается не менее чем за 7 рабочих дней до начала мероприятия, если оно проводится в очном формате и не менее чем за 5 рабочих дней, если онлайн.

Шаг 6. Рассылка информационных писем и онлайн-регистрация участников

Для запуска рассылки информации о мероприятии и онлайн-регистрации на сайте факультета необходимо обратиться к PR-менеджеру факультета.

Шаг 7. Организация прохода участников на мероприятие

На мероприятие с численностью внешних участников до 10 человек заказ пропусков осуществляется в СУРП.

На мероприятие с численностью внешних участников более 10 человек для организации прохода необходимо оформить служебную записку. Для этого заполните заявку на организацию прохода участников и направьте её менеджеру факультета.

Непосредственно перед проведением мероприятия следует распечатать список участников и поставить координатора рядом с постом охраны для встречи и очной регистрации участников.

Заявка на организацию прохода участников на мероприятие (скачать шаблон)